Säkerhetsskydd vid upphandlingar, samverkan och samarbeten (säkerhetsskyddsavtal)

Bakgrund

Säkerhetsskydd handlar om att skydda den information och de verksamheter som är av betydelse för Sveriges säkerhet mot spioneri, sabotage, terroristbrott och vissa andra hot. Det handlar även om att skydda verksamhet som omfattas av ett för Sverige förpliktande internationellt åtagande om säkerhetsskydd. Det innebär att om det i en upphandling eller i ett samarbete mellan olika aktörer förekommer säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter i säkerhetsskyddsklassen konfidentiell eller högre ska det finnas ett fullgott säkerhetsskydd när en aktör anlitas. Detsamma gäller om upphandlingen eller samarbetet ger aktören tillgång till säkerhetskänslig verksamhet av motsvarande betydelse för Sveriges säkerhet.

Hur fungerar processen?

Alla aktörer måste genomgå processen inför varje enskilt uppdrag innan denne kan bli godkänd för arbete. Om en aktör har för avsikt att använda underentreprenör(er) så kommer Sjöfartsverket att ingå säkerhetsskyddsavtal med varje enskild underentreprenör och de kommer att gå igenom samma process för att bli godkända. All kommunikation sker direkt mellan Sjöfartsverket och underentreprenören men Sjöfartsverket ser ändå positivt på att ni som företag tar ansvar för era underleverantörer. Ett exempel kan vara att ni ser till att underlaget fylls i korrekt och skickas in komplett så att uppdraget inte försenas. I de fall som en aktör inte själv ska ingå i uppdraget men anlitar underleverantör, och om underleverantören är ett enmansbolag ska ni genomföra säkerhetsprövning såsom om underleverantören vore anställd i företaget även om Sjöfartsverket tecknar säkerhetsskyddsavtalet direkt med underleverantören.

Vad behöver en aktör som ska ingå säkerhetsskyddsavtal med Sjöfartsverket göra?

1. Firmatecknare (alternativt annan person med fullmakt) ska signera båda exemplaren av säkerhetsskyddsavtalet som Sjöfartsverket sänder er

2. Säkerhetsansvarig ska genomföra säkerhetsprövning inklusive säkerhetsprövningssamtal med samtliga medarbetare som ska delta i uppdraget. För en del uppdrag ska även säkerhetsprövning genomföras med vd och säkerhetsansvarig (detta anges då av Sjöfartsverket).

3. Samtliga som ska delta i uppdraget samt vd och säkerhetsansvarig ska genomföra en e-utbildning i grundläggande säkerhetsskydd (tillhandahålles av Sjöfartsverket)

4. För samtliga som ska delta i uppdraget (i en del uppdrag även vd och säkerhetsansvarig) ska nedan angivna dokument fyllas i

Observera att blanketterna aldrig ska sändas direkt till Säkerhetspolisen.

– Blanketten Erinran om tystnadsplikt och samtycke till registerkontroll

– Blanketten Ansökan om registerkontroll

– Blanketten Bilaga - Särskild personutredning för säkerhetsklass 1 och 2 (endast om person ska placeras i säkerhetsklass 1 eller 2)

– Blanketten Intyg säkerhetsprövning

Även följande dokument ska skickas till Sjöfartsverket:

– Påskrivet säkerhetsskyddsavtal i två exemplar

– Fullmakt (endast om någon annan än firmatecknare signerar säkerhetsskyddsavtalet)

– Registreringsbevis från Bolagsverket (inte äldre än tre månader)

– Blanketten Uppgifter på personal (en blankett med samtliga namn ska skickas in, om ytterligare personer tillkommer eller om någon bortfaller under tiden ska dessa tillföras på blanketten som skickas in igen)

Skicka alla handlingar med rekommenderad post till:

Sjöfartsverket
Att: Stab Säkerhet och beredskap
601 78 Norrköping

 

Vad gör Sjöfartsverket och Säkerhetspolisen när samtliga handlingar har inkommit?

1. Sjöfartsverket granskar era handlingar

2. Registrering av säkerhetsskyddsavtal samt registerkontroller skickas till Säkerhetspolisen

3. Säkerhetspolisen utför kontroller och sänder besked i retur till Sjöfartsverket

4. Sjöfartsverket meddelar er när ni är godkänd aktör och när ni kan påbörja uppdrag enligt leverans- eller samarbetsavtal

 

Handläggningstid

Det är viktigt att samtliga blanketter som efterfrågas fylls i korrekt (elektroniskt om det står på blanketten) samt att alla dokument finns med när underlaget skickas in. Detta för att Sjöfartsverket ska kunna hantera ärendet utan fördröjning och med så kort handläggningstid som möjligt.

Ärenden handläggs i den ordning som de inkommer till myndigheten.

Handläggningstiden för att bli godkänd aktör beror på hur många personer som ska ingå i uppdraget, de säkerhetsskyddsåtgärder som krävs samt hur snabbt ni som aktör skickar in efterfrågat dokumentation till Sjöfartsverket.

Internationellt säkerhetsskyddsåtagande

General Security Agreement (GSA)

I de fall Sjöfartsverket tilldelar/samarbetar med utländsk aktör ska ett internationellt säkerhetsskyddsåtagande ingåtts med den andra staten annars är inte den mottagande parten pliktig att ge uppgifterna och säkerhetskänslig verksamhet ett s­kydd. Aktören ska godkännas genom en kontroll enligt den andra statens säkerhetsskyddslagstiftning och därmed kunna uppvisa ett giltigt Facility Security Clearande (i de fall uppdraget ska genomföras i den externa aktörens egna lokaler) och giltigt Personal Security Clearance i de fall aktören ska bistå med personal till uppdrag som genomförs i Sjöfartsverkets lokaler.

De flesta av överenskommelserna som är tecknade finns publicerade i SÖ-serien på regeringens webbplats.

Kontroll av säkerhetsskyddet

Genom att ingå ett säkerhetsskyddsavtal förbinder sig aktören att uppfylla ställda säkerhetsskyddskrav. Sjöfartsverket är ansvarig för att kontrollera att bestämmelserna i säkerhetsskyddsavtalet uppfylls och vid behov revideras. Om Sjöfartsverket till exempel har ingått ett säkerhetsskyddsavtal på nivå 2 innan de låter aktören ta del av upphandlingsdokument i myndighetens lokaler, kan säkerhetsskyddsavtalet behöva revideras till nivå 1 om uppdragets genomförande innebär att aktören ska förvara och hantera säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter utanför Sjöfartsverkets lokaler.

Om säkerhetsskyddsavtalet under avtalets löptid måste revideras i så stor omfattning att det inte skulle anses som en tillåten ändring enligt upphandlingslagstiftningen kan det innebära att upphandlingen måste göras om. Sjöfartsverket kan under avtalstiden komma att utföra revision hos aktör som denne har tecknat ett säkerhetsskyddsavtal med. Det kan bland annat innebära att Sjöfartsverket begär in underlag för genomfört säkerhetsprövningssamtal eller annat underlag som rör säkerhetsskyddet.

Dokumentsammanställning

Blanketter och stöddokument kommer att sändas till dig av handläggare på Sjöfartsverket innan uppdrag kan påbörjas. Om du trots det saknar något av nedan dokument, maila till sakerhetsskyddsavtal@sjofartsverket.se.

– Erinran om tystnadsplikt och samtycke till registerkontroll

– Ansökan om registerkontroll

– Bilaga - Särskild personutredning för säkerhetsklass 1 och 2

– Intyg säkerhetsprövning

– Uppgifter på personal

– Stöd till säkerhetsprövningssamtal

– Intyg säkerhetsprövning (vägledning)

– Ansökan om registerkontroll (vägledning)

– Bilaga – särskild personutredning för säkerhetsklass 1 och 2 (vägledning)

Observera att underlag av säkerhetsprövningssamtalet inte ska skickas till Sjöfartsverket utan sparas hos er och ska finnas tillgängligt vid eventuell granskning.

Aktuella lagrum

– Säkerhetsskyddslagen (2018:585)

– Säkerhetsskyddsförordningen (2021:995)

– Säkerhetspolisens föreskrifter om säkerhetsskydd (PMFS 2022:1)